Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Tugas:

1. Merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Katolik Santo Thomas.
2. Mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan dokumen mutu (kebijakan, manual, standar, instrumen, SOP).
3. Memimpin dan memantau pelaksanaan PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) secara menyeluruh.
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan audit mutu internal dan evaluasi pelaksanaan mutu akademik maupun non-akademik.
5. Membina dan meningkatkan kapasitas SDM pelaksana mutu melalui pelatihan dan pendampingan.
6. Menyusun dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang selaras dengan regulasi nasional dan standar internasional.
7. Menyusun rencana strategis mutu dan program kerja tahunan LPM.
8. Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi budaya mutu kepada seluruh sivitas akademika secara berkelanjutan.
9. Menyusun laporan evaluasi dan rekomendasi mutu berdasarkan hasil audit untuk pimpinan universitas.
10. Menjamin ketersediaan dan keberlanjutan dokumen mutu di seluruh unit kerja.
11. Mengembangkan sistem pemantauan mutu berbasis digital dan sistem informasi mutu terintegrasi.
12. Mengarahkan integrasi sistem mutu dengan sistem perencanaan, keuangan, dan sumber daya manusia universitas.
13. Melakukan koordinasi lintas unit termasuk UPPS, UPM Prodi, dan GPM Fakultas dalam siklus evaluasi dan peningkatan mutu.
14. Memberikan masukan terhadap kebijakan strategis universitas terkait mutu kepada pimpinan dan senat akademik.
15. Mewakili universitas dalam forum nasional atau regional yang berkaitan dengan mutu dan akreditasi.
16. Membina dan mengoordinasikan pelaksanaan SPMI di seluruh unit kerja.
17. Merancang, menetapkan, dan mengevaluasi kebijakan mutu internal secara menyeluruh.
18. Memastikan keselarasan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) dengan regulasi nasional dan perkembangan sistem penjaminan mutu internasional.
19. Menyusun rencana strategis mutu dan program kerja tahunan LPM.
20. Mengoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan).
21. Memastikan ketersediaan dan keberlanjutan dokumen mutu pada seluruh unit.
22. Memimpin penyusunan laporan mutu institusi secara periodik.
23. Menyampaikan rekomendasi kepada pimpinan universitas berdasarkan hasil audit dan evaluasi mutu.
24. Menyusun laporan evaluasi mutu untuk pimpinan universitas.

Wewenang: 

1. Menetapkan kebijakan mutu di tingkat universitas dengan persetujuan pimpinan.
2. Mengambil keputusan strategis dalam implementasi sistem penjaminan mutu.
3. Mengakses penuh seluruh data dan informasi mutu di universitas, termasuk kinerja akademik dan umpan balik stakeholder.
4. Mengatur dan menetapkan tim kerja penjaminan mutu berdasarkan kompetensi dan kebutuhan.
5. Mengelola anggaran, fasilitas, dan tenaga kerja di lingkungan LPM.
6. Memberikan rekomendasi atau usulan sanksi kepada unit/individu yang tidak mematuhi standar mutu kepada Rektor.
7. Mengundang narasumber atau konsultan eksternal untuk mendukung pengembangan mutu institusi.
8. Mengadakan rapat koordinasi rutin dengan unit pelaksana mutu di universitas.
9. Mewakili universitas dalam forum eksternal yang berkaitan dengan mutu pendidikan.
10. Menerbitkan pedoman, SOP, dan standar pelaksanaan mutu yang wajib diikuti oleh seluruh unit kerja.
11. Mengesahkan laporan audit mutu internal dan laporan evaluasi mutu institusi.
12. Menetapkan prosedur audit, monitoring, dan tindak lanjut mutu akademik dan non-akademik.
13. Memberikan persetujuan terhadap instrumen akreditasi dan dokumen pendukung sebelum diserahkan ke asesor eksternal
14. Mengambil keputusan korektif terhadap unit kerja yang tidak memenuhi standar mutu setelah proses evaluasi.
15. Menyetujui inisiatif inovasi mutu dan penjaminan mutu berbasis teknologi digital.
16. Mengambil keputusan strategis dalam implementasi penjaminan mutu.
17. Mengambil keputusan strategis dalam implementasi penjaminan mutu.
18. Mewakili institusi dalam forum eksternal terkait mutu.
19. Mengarahkan seluruh unit kerja untuk tunduk pada kebijakan mutu.
20. Mengakses seluruh data, laporan, dan sistem informasi mutu di lingkungan universitas.
21. Memberikan sanksi administratif jika unit tidak melaksanakan standar mutu. 

     

Sekretaris Lembaga Penjaminan Mutu

Tugas:

1. Mewakili Ketua LPM dalam menjalankan tugas apabila berhalangan.
2. Membantu Ketua LPM dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan SPMI.
3. Menyusun konsep dan draf rencana kerja tahunan LPM.
4. Mengkoordinasikan pengembangan dokumen dan perangkat audit mutu internal.
5. Mengkoordinasikan pelaksanaan SPMI di seluruh unit kerja di lingkungan universitas.
6. Membantu pengembangan organisasi, unit kerja, dan SDM terkait implementasi SPMI.
7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan SPMI untuk disampaikan kepada Ketua LPM.
8. Membantu Ketua LPM dalam pelaksanaan tugas-tugas administratif dan koordinatif.
9. Mengelola arsip dan dokumen mutu secara sistematis dan terstruktur.
10. Menyusun jadwal kegiatan LPM dan logistik rapat koordinasi mutu.
11. Menyusun notulensi dan dokumentasi seluruh kegiatan LPM.
12. Menyusun dan mengelola sistem administrasi penjaminan mutu berbasis digital.
13. Mengarsipkan seluruh dokumen mutu (kebijakan, manual, standar, formulir, laporan evaluasi).
14. Mengelola kalender kegiatan tahunan LPM (audit, monev, sosialisasi, pelatihan).
15. Membantu koordinasi antarunit kerja terkait pelaksanaan mutu lintas fakultas dan prodi.
16. Menyusun laporan kegiatan LPM secara berkala untuk Ketua LPM
17. Memfasilitasi rapat internal LPM, tim auditor mutu, dan pengelola dokumen SPMI.
18. Mengelola sistem pendokumentasian mutu yang terintegrasi dengan Google Drive atau sistem digital institusi.
19. Menyusun draft pedoman teknis operasional mutu untuk fakultas dan program studi.
20. Melakukan validasi awal terhadap laporan mutu dari unit kerja sebelum diajukan ke Ketua LPM.
21. Menyusun laporan kinerja tahunan struktural Sekretaris LPM sebagai bahan evaluasi dan pelaporan.
22. Menyusun log book kegiatan internal LPM untuk mendukung evidence akreditasi

Wewenang:

1. Mengelola sistem dokumentasi dan arsip mutu yang digunakan dalam implementasi SPMI di seluruh unit kerja.
2. Bertindak sebagai penghubung koordinatif antara Ketua LPM dan unit-unit pelaksana mutu di tingkat fakultas dan program studi.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi dan tata usaha untuk mendukung kegiatan LPM.
4. Mengkoordinasikan penyusunan laporan kerja tahunan LPM, laporan akhir jabatan, serta laporan gugus dan unit mutu.
5. Mengakses seluruh dokumen dan informasi yang relevan dengan kegiatan mutu.
6. Mengelola dan mengolah data mutu secara mandiri atas nama Ketua LPM.
7. Mengelola arsip fisik dan digital seluruh kegiatan mutu LPM.
8. Memberikan disposisi administratif atas nama Ketua LPM untuk kepentingan koordinasi lintas unit.
9. Mewakili Ketua LPM dalam rapat koordinasi apabila mendapat mandat resmi.
10. Mengusulkan revisi dokumen mutu dan kebijakan administratif kepada Ketua LPM.
11. Memverifikasi kesesuaian laporan dari unit kerja dengan format dan indikator mutu.
12. Mengelola akses kontrol terhadap sistem informasi mutu LPM berbasis digital.

Kepala Bagian Penjaminan Mutu Internal dan Akreditasi

Tugas: 

1. Mengembangkan standar mutu akademik dan non-akademik yang relevan dengan kebutuhan institusi, berdasarkan regulasi nasional dan acuan global.
2. Mengkoordinasikan proses administratif dan teknis akreditasi program studi dan institusi, termasuk penyusunan borang dan fasilitasi asesmen.
3. Mengawasi dan memantau implementasi standar mutu di lingkungan universitas.
4. Menyusun pedoman teknis dan prosedur pelaksanaan standar mutu secara berkala.
5. Melaksanakan pelatihan dan sosialisasi terkait standar mutu dan akreditasi internal/eksternal.
6. Merancang kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, dan formulir mutu secara terpadu.
7. Memutakhirkan dokumen SPMI sesuai perubahan regulasi dan hasil evaluasi berkala.
8. Mengoordinasikan pelatihan SPMI bagi dosen dan tenaga kependidikan bersama unit terkait.
9. Melakukan benchmarking dan reviu berkala terhadap standar mutu berdasarkan SN-Dikti dan praktik terbaik internasional (mis. ESG, WA).
10. Mengembangkan indikator kinerja mutu (IKM) dan instrumen evaluasi diri untuk seluruh unit kerja.
11. Menyusun panduan pelaksanaan siklus PPEPP dan melaksanakan sosialisasi ke unit kerja.
12. Memonitor pelaksanaan standar mutu dan memberikan umpan balik berbasis data.
13. Menyusun kajian dan evaluasi berkala terhadap standar mutu akademik dan non-akademik dengan pendekatan PPEPP.
14. Mengembangkan dan menyusun standar tambahan mutu berdasarkan kebutuhan institusi dan arah akreditasi nasional/internasional.
15. Mengembangkan sistem informasi mutu berbasis digital yang terintegrasi dengan SPMI.
16. Melakukan evaluasi efektivitas standar mutu melalui survei kepuasan dan tracer study.
17. Mengkoordinasikan reviu rutin dokumen standar mutu oleh unit terkait (per 1–2 tahun).
18. Menyediakan pelatihan dan pelibatan aktif mahasiswa dalam penyusunan standar layanan (student-centered).
19. Mengelola persiapan akreditasi nasional untuk program studi dan institusi.
20. Mengkoordinasikan penyusunan borang dan dokumen pendukung akreditasi nasional.
21. Mengadakan pelatihan dan bimbingan teknis terkait penyusunan dokumen akreditasi.
22. Merancang strategi dan roadmap akreditasi internasional yang relevan.
23. Mengelola data dukung, eviden, dan indikator kinerja akreditasi nasional dan internasional.
24. Melakukan koordinasi lintas unit dalam rangka akreditasi nasional dan internasional.
25. Melakukan analisis hasil akreditasi dan menyusun strategi perbaikan berkelanjutan.
26. Menyusun dan memutakhirkan instrumen borang akreditasi sesuai ketentuan BAN-PT dan LAM.
27. Memastikan keterpaduan data akreditasi dengan sistem penjaminan mutu internal (SPMI).
28. Menyusun laporan capaian akreditasi, timeline kegiatan, dan refleksi pasca-akreditasi.
29. Mengelola sistem informasi akreditasi terpadu berbasis digital untuk dokumentasi borang, eviden, dan log aktivitas.
30. Menyusun strategi dan indikator capaian mutu akreditasi berbasis IKU dan IKT setiap program studi.
31. Melakukan pemetaan dan evaluasi tingkat kesiapan akreditasi seluruh program studi dan institusi setiap tahun.
32. Mengembangkan sistem pelaporan akreditasi berbasis dashboard dan sistem monitoring real time.
33. Melaksanakan refleksi dan audit internal akreditasi (pre-mock audit) untuk mengidentifikasi kelemahan dokumen.
34. Menyusun panduan pengembangan eviden akreditasi digital, termasuk format standar dan template pendukung.
35. Memfasilitasi studi banding atau benchmarking akreditasi dengan PT unggul lainnya di dalam dan luar negeri.

Wewenang:

1. Mengusulkan standar mutu baru atau revisi kepada Ketua LPM untuk ditetapkan.
2. Mengkoordinasikan proses penyusunan dokumen akreditasi bersama unit akademik dan non-akademik.
3. Mengeluarkan pedoman teknis untuk implementasi standar mutu setelah disetujui Ketua LPM.
4. Memberikan usulan perbaikan dan peningkatan mutu kepada Ketua LPM.
5. Mengakses, mengelola, dan memperbarui dokumen mutu yang menjadi tanggung jawabnya.
6. Mengkoordinasikan pelatihan dan sosialisasi mutu lintas unit dan fakultas.
7. Memberikan masukan terhadap penyusunan kebijakan mutu tingkat universitas.
8. Menyusun draf pedoman PPEPP dan menyerahkannya kepada Ketua LPM untuk validasi.
9. Mengusulkan model standar mutu tambahan berdasarkan kebutuhan akreditasi nasional maupun internasional.
10. Menyusun dan mengembangkan sistem penjaminan mutu internal berbasis digital (e-SPMI).
11. Menetapkan agenda reviu rutin dan revisi standar mutu lintas unit.
12. Memberikan rekomendasi penguatan budaya mutu berbasis hasil audit dan evaluasi standar mutu.
13. Menyetujui kurikulum pelatihan SPMI dan modul pengembangan SDM mutu di lingkungan universitas.
14. Mengakses dan memverifikasi sistem data mutu untuk mendukung pelaporan institusi.
15. Mengatur jadwal dan proses akreditasi nasional dan internasional di semua unit.
16. Memberikan pendampingan dan validasi terhadap dokumen akreditasi program studi dan institusi.
17. Menetapkan dan mengelola tim task force penyusunan borang akreditasi.
18. Mengusulkan strategi peningkatan mutu berdasarkan hasil akreditasi dan benchmarking.
19. Melakukan penilaian integritas data dan keterpaduan eviden dalam sistem mutu.
20. Mengakses seluruh data dan sumber daya yang dibutuhkan untuk akreditasi.
21. Menetapkan format dan instrumen pengumpulan data dan eviden akreditasi untuk seluruh unit kerja.
22. Mengakses langsung dashboard SIAKAD, SIMAK, dan sistem informasi lainnya untuk pengambilan data akreditasi.
23. Menyusun dan menyetujui format laporan refleksi akreditasi dan Rencana Tindak Lanjut (RTTL) pasca-akreditasi.
24. Memberikan rekomendasi resmi kepada Dekan/Kaprodi mengenai kelayakan kesiapan akreditasi.
25. Mewajibkan audit mutu internal khusus akreditasi (audit borang) sebelum pengajuan ke BAN-PT/LAM.

Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi (Monev) Mutu

Tugas:

1. Melakukan monitoring terhadap implementasi SPMI di seluruh unit.
2. Menyusun laporan evaluasi mutu pendidikan, penelitian, dan pengabdian.
3. Melakukan analisis hasil monitoring dan evaluasi.
4. Memberikan rekomendasi perbaikan berdasarkan hasil evaluasi.
5. Melakukan monitoring implementasi PPEPP di seluruh unit.
6. Menyusun laporan evaluasi yang mencakup aspek akademik dan non-akademik.
7. Melakukan pemantauan implementasi standar mutu tambahan dan akreditasi internasional
8. Menyusun instrumen monev dan rencana kerja tahunan monev.
9. Melakukan monev berkala terhadap pelaksanaan kegiatan akademik dan non-akademik.
10. Menganalisis data hasil monev untuk penyusunan rekomendasi.
11. Menyusun rencana dan instrumen monitoring dan evaluasi mutu akademik dan non-akademik.
12. Melakukan monev rutin terhadap pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
13. Melakukan observasi, pengumpulan data, analisis, dan pelaporan hasil monev.
14. Menyusun rekomendasi kebijakan berdasarkan hasil evaluasi untuk perbaikan mutu berkelanjutan.
15. Mengintegrasikan hasil monev ke dalam sistem informasi mutu dan SPMI.
16. Melaporkan hasil monev kepada pimpinan.
17. Menyusun mekanisme pelaporan hasil monev secara digital dan integratif antarunit.
18. Melakukan validasi data hasil monev sebelum dilaporkan ke pimpinan.
19. Mengembangkan instrumen monev berbasis digital dan indikator kinerja utama (IKU).
20. Melaksanakan refleksi evaluatif berkala bersama unit kerja sebagai tindak lanjut hasil monev.
21. Menyusun laporan tren capaian mutu dan risiko mutu per semester.

Wewenang: 

1. Melakukan inspeksi lapangan terkait pelaksanaan standar mutu.
2. Memberikan umpan balik kepada unit terkait berdasarkan hasil evaluasi.
3. Menetapkan indikator kinerja mutu.
4. Menyusun laporan akhir evaluasi mutu kepada Ketua LPM.
5. Menentukan instrumen pemantauan mutu non-akademik.
6. Menyusun laporan evaluasi secara komprehensif, termasuk akreditasi internasional.
7. Melakukan kajian komparatif antara standar nasional dan internasional.
8. Meminta data dari unit kerja (PS, fakultas, dan unit lain)
9. Memberikan rekomendasi kebijakan kepada pimpinan.
10. Menindaklanjuti hasil monev untuk perbaikan mutu.
11. Menentukan jadwal dan ruang lingkup kegiatan monev.
12. Mengakses data dari unit kerja dan meminta klarifikasi atau perbaikan data.
13. Menyampaikan hasil monev langsung kepada pimpinan untuk evaluasi kebijakan.
14. Menentukan metode pengumpulan data monev (survei, FGD, observasi, dsb.) sesuai konteks unit kerja.
15. Mengembangkan sistem dashboard pelaporan monev bersama tim IT.
16. Memberikan umpan balik berbasis evidence kepada unit secara tertulis.
17. Menginisiasi kolaborasi antarunit dalam menyusun strategi peningkatan mutu.
18. Mewajibkan unit menyusun rencana tindak lanjut (RTL) dari hasil monev.

 

Kepala Bagian Audit Mutu Internal

Tugas: 

1. Melakukan audit terhadap proses dan kegiatan akademik dan non-akademik di universitas untuk memastikan kesesuaian dengan standar mutu yang ditetapkan.
2. Memberikan rekomendasi kepada pimpinan universitas untuk perbaikan dan peningkatan mutu.
3. Memantau implementasi rekomendasi yang telah diberikan.
4. Menyusun rencana audit mutu internal tahunan.
5. Mengoordinasikan tim auditor internal.
6. Mengolah hasil audit dan menyusun rekomendasi perbaikan.
7. Menyusun program kerja audit mutu internal tahunan berdasarkan siklus PPEPP.
8. Menyusun dan merevisi instrumen audit mutu internal sesuai indikator capaian standar.
9. Melatih dan menetapkan tim auditor internal.
10. Melakukan audit dokumen dan lapangan terhadap unit-unit pelaksana akademik dan non-akademik.
11. Menyusun laporan hasil audit dan rekomendasi perbaikan untuk masing-masing unit.
12. Menindaklanjuti temuan audit dan menyusun laporan tindak lanjut bersama unit terkait.
13. Melaporkan hasil audit kepada Ketua LPM dan pimpinan universitas.
14. Merancang program audit mutu internal secara berkala.
15. Melakukan audit terhadap pelaksanaan SPMI akademik dan non-akademik di seluruh unit universitas.
16. Menindaklanjuti hasil temuan audit dengan koordinasi bersama unit terkait.
17. Melakukan audit internal terhadap pelaksanaan PPEPP di semua unit.
18. Melakukan audit kesiapan akreditasi internasional dan pencapaian standar global.
19. Menyusun laporan hasil audit beserta rekomendasi perbaikan.
20. Menyusun laporan komprehensif hasil audit siklus PPEPP per unit sebagai dasar evaluasi mutu institusi.
21. Membangun dan mengelola sistem audit mutu internal berbasis digital (e-audit) dan integrasi dashboard mutu.
22. Melakukan evaluasi dan peningkatan kompetensi auditor internal melalui pelatihan dan uji kinerja berkala.
23. Menyusun peta risiko mutu berdasarkan temuan audit dan melakukan pemetaan area rawan kegagalan mutu.
24. Melakukan audit efektivitas tindak lanjut (follow-up audit) dan menyusun laporan keberhasilan tindak lanjut.
25. Menyusun laporan evaluasi agregat mutu internal tahunan sebagai bahan penyusunan Rencana Tindak Lanjut Institusi (RTLI).

Wewenang: 

1. Mengakses informasi dan dokumen yang diperlukan untuk melakukan audit.
2. Mengadakan wawancara dengan pihak-pihak terkait untuk memperoleh informasi.
3. Mengamati proses dan kegiatan akademik dan non-akademik.
4. Membuat laporan hasil audit yang berisi temuan, kesimpulan, dan rekomendasi.- Memutuskan tim auditor internal.
5. Mengakses seluruh dokumen dan lokasi audit.
6. Memberikan rekomendasi perbaikan dan meminta tindak lanjut.
7. Mengakses seluruh dokumen, ruang lingkup audit, dan personel terkait.
8. Menetapkan auditor dan mengesahkan laporan audit mutu internal.
9. Mewajibkan tindak lanjut oleh unit terhadap rekomendasi audit.
10. Menetapkan prosedur audit mutu internal akademik dan non-akademik.
11. Melakukan audit pada tingkat fakultas, program studi, dan unit kerja lainnya.
12. Memberikan rekomendasi tindakan korektif dan preventif kepada unit terkait.
13. Melakukan evaluasi efektivitas tindakan perbaikan mutu.
14. Menyusun laporan audit internasional sebagai persiapan akreditasi.
15. Memberikan rekomendasi peningkatan mutu akademik dan non-akademik berdasarkan hasil audit.
16. Menetapkan standar minimum pelaksanaan audit dan evaluasi mutu unit kerja.
17. Mengembangkan indikator efektivitas tindak lanjut pasca-audit.
18. Mengelola dan mengakses sistem informasi mutu internal untuk dokumentasi audit dan pelaporan digital.
19. Menyampaikan hasil audit langsung dalam forum pimpinan sebagai bentuk advokasi mutu.
20. Memberikan peringatan atau catatan kinerja kepada unit yang tidak melaksanakan tindak lanjut perbaikan.
21. Memberikan evaluasi kinerja terhadap auditor internal dan memberikan rekomendasi pembinaan atau pelatihan.
22. Memberikan penilaian terhadap efektivitas pelaksanaan PPEPP pada unit-unit kerja.
23. Menyampaikan laporan audit strategis kepada Senat Akademik atau Komite Mutu jika diperlukan.
24. Menetapkan protokol eskalasi apabila unit tidak menindaklanjuti temuan audit dalam jangka waktu tertentu.

Tata Usaha Lembaga Penjaminan  Mutu

1. Melaksanakan layanan administrasi Lembaga Penjaminan Mutu
2. Melaksanakan dokumentasi setiap dokumen baik dalam bentuk digital maupun dalam bentuk cetak administrasi Lembaga Penjaminan Mutu
3. Perencanaan, keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, dan kerumahtanggaan di lingkungan Lembaga Penjaminan Mutu